Que aprendimos organizando conferencias. Como lo hicimos en Lambda World
Lambda World es una conferencia de programación funcional organizada por 47 Degrees, que acaba de concluir su tercer año en Cádiz. En octubre, nuestro equipo de organización y de eventos (Maureen Elsberry, Benjy Montoya, yo) estuvimos muy ocupados con la preparación de la conferencia, pero pensamos: ¿qué nos queda por hacer? Con un espíritu de transparencia y autoevaluación, decidimos dar una charla durante la conferencia sobre las dificultades, las dificultades y los éxitos que conlleva la organización de un evento tecnológico.
Puedes seguir las diapositivas aquí, pero pensé que sería más fácil destacar cada componente vital con un artículo. Este artículo en concreto se refiere a nuestra experiencia en la organización de Lambda World, pero creo que es información que se puede adaptar a la mayoría de las conferencias y eventos tecnológicos en general.
Lo primero es lo primero
Forbes afirma que uno de los 5 trabajos más estresantes de 2017 es ser coordinador de eventos.
Esto no es ninguna broma. Seremos honestos: organizar conferencias es genial pero, en algunos momentos, un auténtico infierno. Te encontrarás despierto por la noche estresado por la cantidad de entradas que tienes que vender, los patrocinadores que necesitas contactar o los ponentes con los que debes todavía enviar un email. Pero vale la pena. Hay una moneda no evaluable que se gana y que cubre toda la energía invertida en este tipo de planificación, y son las personas.
La conferencia trata sobre las personas. Ya sea para conocer nuevas personas o para reunirse con amigos, quienes poco a poco se van convirtiendo en familia con cada año que pasa.
¿Cómo comienza un evento?
Se necesitan tres ingredientes principales para una receta básica para una conferencia:
- Crea un objetivo
Tener un objetivo demográfico para tu evento es vital. ¿Quién estará interesado en tu evento? ¿Cómo promocionarás esto? ¿Su ciudad anfitriona y su configuración logística funcionarán para ellos? Estas son preguntas que debes hacerte desde el principio.
Por ejemplo, elegimos organizar nuestras conferencias durante los días de trabajo porque entendemos que nuestros asistentes suelen ser profesionales enviados por sus empresas. En base a esto, y al hecho de que la mayoría de las personas prefieren trabajar durante la semana y pasar los fines de semana con familiares y amigos, es la elección lógica. Por otro lado, si nuestros principales objetivos fueran los estudiantes, tener la conferencia un sábado tendría más sentido.
También es importante conocer a tu audiencia, ya que afectará a los canales que serán más eficaces para tus fines de marketing.
2. Crea un equipo
Una conferencia es un esfuerzo de equipo. No es (y no puede) ser algo que se centre en una sola persona. Se necesita un equipo heterogéneo y complementario para trabajar en conjunto en la misma dirección. Y es muy importante que estas personas compartan una visión e ideología similares.
3. Crea una ideología y la historia detrás de ella
Cada pequeño detalle de una conferencia se resume en una historia mayor. En nuestro caso, para Lambda World Cádiz, se trata de una conferencia sin fines de lucro en una ciudad que no está muy bien conectada y tiene la tasa de desempleo más alta de Europa; pero es un lugar especial y hermoso con muchas cosas que hacen que su cultura única que elegimos incorporar al evento.
Por ejemplo, la cena de bienvenida de los ponentes de 2017 fue en un restaurante llamado Venta Vargas (el lugar donde Camarón de la Isla comenzó su carrera como cantante), y su regalo de bienvenida fue una caja de Pancracio de chocolate (una marca local de un amigo nuestro). Todo lo que creamos y todas las empresas externas que utilizamos son locales. Al hacerlo, aprovechamos las grandes cosas de nuestra ciudad y ayudamos a apoyar la economía local.
El dinero es dinero
Obviamente, el dinero es una de las cosas más importantes que se necesitan para planificar una conferencia. Su presupuesto determinará una gran cantidad de piezas que deberán establecerse desde el principio.
Hay algunas fórmulas que pueden ayudarte a calcular el costo (por supuesto, esta es una idea aproximada) de tu proyecto.
[Gastos = comida + lugar + coste del ponente + A/V + material de diseño]
Por supuesto, esto no cuenta con cientos de gastos, pero es tu MVC (Conferencia mínima viable), porque representan los mayores costos de su conferencia.
Además, por otro lado, podemos aplicar otra fórmula relacionada:
[Precio de la entrada (MVC) = (Gastos — presupuesto del patrocinador) /Número de asistentes]
Tenga cuidado, esta fórmula no tiene en cuenta los cientos, miles o millones de horas que usted y su equipo están invirtiendo en la planificación aquí, solo se habla desde el punto de vista de una organización sin fines de lucro (MVC).
El triángulo 🔺
Así que, ahora que tenemos los ingredientes principales sobre la mesa, hablemos de las medidas que debemos tomar.
Hay tres segmentos importantes de trabajo en cualquier conferencia.
Cada segmento tiene su propia línea de planificación, cuestiones logísticas, plazos, acciones necesarias, etc. Es esta estructura la que hace que sea importante tratar cada uno de ellos de forma independiente.
Hablemos de los {Sponsors}
- Tenga en cuenta los calendarios presupuestarios de la empresa
La mayoría de las empresas tienen calendarios presupuestarios que normalmente comienzan en diciembre. Es importante ser consciente de esto y solicitar patrocinios rápidamente, porque si llegas demasiado tarde, es posible que hayan destinado ese dinero a otra conferencia o propósito.
Nota al margen: Los peores momentos para contactar con las empresas suelen ser entre agosto (o la mayoría de los meses de verano) y octubre.
- Investiga conferencias similares a las tuyas.
Las empresas que patrocinan conferencias suelen moverse en los mismos círculos, así que fíjate quién patrocina qué cuando empieces a crear tu lista de empresas a las que quieres dirigirte. Te recomiendo asistir a eventos similares y, si es posible, hablar directamente con cada empresa patrocinadora personalmente.
- Haz que solo una persona dirija la comunicación del patrocinador. ☝️
Esto es algo que nos oirá repetir con frecuencia. Es esencial que dividas la comunicación entre los miembros del equipo porque pronto te darás cuenta de que hay cientos de correos electrónicos que vas a enviar y recibir.
- Averigua qué ventajas serán atractivas
Todo lo que ofrezcas dependerá del tipo de conferencia que estés organizando, pero debes tener en cuenta algo importante. Si creen que vale la pena, las empresas invertirán dinero en tu evento, por lo que debes asegurarte de aprovechar todas las herramientas y cosas que puedes ofrecer para que tu conferencia sea más atractiva.
- No olvides las tareas posteriores al evento
Es una buena idea proporcionar algunos detalles analíticos y crear una línea de comunicación de seguimiento con cada patrocinador después del evento. Este es un detalle que hemos olvidado en el pasado y que hemos aprendido que es necesario a lo largo del camino. De esta forma, tienen información viable que presentar a su empresa para demostrar el alcance que tuvo el evento y por qué vale la pena volver a patrocinarte.
Hablemos de los {Speakers}
- Investiga un poco los antecedentes de cada speaker antes de enviar esa invitación.
Cuando subes a alguien a tu escenario, le estás dando al orador un 📢 para que comparta sus conocimientos técnicos, pero también sus pensamientos e ideologías. Es crucial que tengas un código de conducta (personalmente, seguimos el Berlín Code of Conduct) y para asegurarse de que los ponentes con los que contacte estén alineados con la ideología de su evento.
- [⚠️ Importante] ¡Incluya las fechas de finalización en su comunicación por correo electrónico!
Los oradores son personas ocupadas con trabajos. La mayoría no dan charlas a tiempo completo para ganarse la vida, por lo que no es, ni se debe esperar que sea, su principal prioridad. Intenta entender esto y asegúrate de compartir con ellos las fechas importantes en las que necesitas información de ellos, no esperes que se enteren y te lo digan todo.
Y ponentes, tengan en cuenta este amable consejo y respondan a los organizadores a tiempo. Si no cumples con los plazos solicitados para el evento, es probable que estés bloqueando importantes tareas logísticas y de marketing. Gracias, y lo decimos con amor 💙
- El evento no termina hasta que el último speaker regrese a casa.
Al día siguiente de la conferencia, serás una sombra de lo que eras antes porque habrás invertido el 95% de tu energía en la conferencia. Sin embargo, aunque estés casi en estado catatónico, ten en cuenta que tus ponentes están viajando de vuelta a casa. Cuídalos y compruébalos dos veces para asegurarte de que todos están a salvo y de que los planes de viaje van según lo esperado.
Todo depende de tu presupuesto (y del tipo de conferencia que organices), pero si eres un organizador de eventos, intenta pagar el máximo posible de los gastos de tus ponentes. Están invirtiendo mucho tiempo (tiempo = dinero) en tu conferencia y no deberían tener que pagar para hablar en tu nombre.
- Si puedes cubrir sus gastos de viaje, te recomendamos que les ofrezcas dos opciones:
- Autogestión. Permítales reservar su propio viaje y devolverles el dinero rápidamente.
- Agencia de viajes. Intente delegar esto en una empresa con experiencia. No querrás lidiar con los cientos de hilos de correo electrónico relacionados con viajes. Contratar empresas seguras es beneficioso para todos.
- ¡Sí! Solo una persona debe comunicarse con los altavoces. ☝️
Hablemos de los {Asistentes}
Descubrirás que la comunidad te devolverá toda la energía y el buen rollo que estás invirtiendo en ella, de una forma u otra. Te recomiendo encarecidamente que apoyes los Meetups y las conferencias con ideas afines y que juegues a conectar puntos con personas clave de tu comunidad.
- Mantenga una línea de comunicación abierta y fluida con sus asistentes
Los correos electrónicos, los boletines informativos de eventos, el chat: todos y cada uno de estos canales son herramientas muy útiles para hablar con los asistentes. Asegúrese de que su puerta esté siempre abierta para que puedan ponerse en contacto con ellos si tienen preguntas o inquietudes o simplemente para mantenerse al día con el evento.
Lo sé, con muchas cosas por hacer, tal vez no sea una prioridad máxima, pero si el asistente pregunta por el menú, la información del tren, el aeropuerto más cercano, etc., podría ser un dato fundamental para su asistencia, así que responde de manera oportuna.
- Y... ¡sí! Haga que una persona se dedique a gestionar la comunicación con los asistentes. ☝️
Sí, hay millones de plataformas para gestionar la venta de entradas, pero Eventbrite funciona relativamente bien y permite la integración de PayPal como método de pago por una pequeña tarifa que se añade al coste de cada entrada.
Nota al margen: PayPal también es una herramienta útil y rápida para reembolsar los gastos de los ponentes.
Integramos automáticamente nuestra lista de asistentes en los boletines que enviamos a través de MailChimp. Segmentamos nuestras listas en patrocinadores, oradores y asistentes para que podamos enviar a cada grupo información relevante sobre la conferencia.
Sí, somos desarrolladores. Así que, inevitablemente, cuando pensamos en organizar algo, lo hacemos al estilo de un desarrollador. Todos los detalles y tareas de trabajo de la conferencia los abordamos desde una perspectiva ágil. También organizamos reuniones de sprints y scrum para asegurarnos de que nos centramos en la tarea.
Esto nos ayuda a gestionar incluso los detalles más pequeños, como olvidarse de incluir el acento en Cádiz. Teníamos que revisar todos nuestros artículos para imprimirlos y asegurarnos de que todo estaba actualizado. La práctica función de lista de verificación de GitHub lo facilitó.
Si tu sitio web está en GitHub, significa que puedes usar automáticamente el chat creado para ese proyecto. Es una herramienta bastante útil tanto para el control de calidad de los asistentes como para un lugar que pueden usar como tablero de mensajes entre ellos.
Cuando necesitamos encuestar a nuestros asistentes por algo (por ejemplo, alergias, actividades, encuestas), utilizamos este servicio. También puedes usar Google Forms (y ese es gratuito), pero Typeform ofrece mejores capacidades de diseño e integración.
Ten en cuenta que solo algunos de los asistentes rellenarán tus formularios, así que gestiona los resultados como porcentajes.
Algunos consejos dignos de un tatuaje
Delegar
Esta podría ser una de las principales razones de la muerte de las conferencias (y de los organizadores de eventos): la falta de delegación. Esta es la razón por la que he repetido tantas veces la importancia de tener un equipo en el que se pueda confiar.
Piénselo dos veces
No planees tener tiempo para realizar tareas específicas durante la conferencia, esos días vas a dedicar tu tiempo a resolver problemas y apagar incendios, porque no importa lo bien que planifiques con antelación, tendrás problemas y habrá incendios (aunque es de esperar que solo en sentido figurado).
Además, para cada acción que realices, asegúrate de tener en cuenta todos los puntos de vista e intenta compartir tus ideas con el grupo más heterogéneo de personas de tu equipo para obtener comentarios.
Sé amable
Soy un verdadero creyente en el karma, no en una connotación religiosa, sino en la idea de que todo lo bueno que hagas volverá a ti. Por lo tanto, si eres amable y amistoso con las personas, es de esperar que ellas también sean amables y amistosas contigo. Con la negatividad ocurre lo contrario, pero los resultados suelen ser más rápidos y de mayor alcance.
Sé humilde
Cuando se trata de un gran número de personas, hay que estar preparado para manejar diferentes puntos de vista y una gama diferente de emociones. No importa cuáles fueran tus intenciones originales, puedes ofender a las personas sin saberlo, y la forma en que lo manejes es de suma importancia. Este es nuestro consejo:
Olvida tu orgullo. Si hay una persona enfadada o preocupada, es algo que merece que inviertas tu tiempo en una solución y, por lo menos, en una disculpa.
El diablo está en los detalles
Una frase que me encanta de Charles Eames dice:
Los detalles no son los detalles. Ellos hacen el diseño
Puede aplicar esta idea a la diseño de conferencias. Los detalles son lo más importante; van a dar personalidad e identidad a tu evento.
¡Lucha! ✊
Cuando organizas una conferencia, tienes la poderosa herramienta en tus manos. Tienes el poder de intentar ayudar a cambiar el entorno que te rodea para mejor. Es su deber tratar de mejorar las áreas que necesitan mejoras y hacer todo lo posible para ayudar a la comunidad a crecer de manera positiva
Y... ¡diviértete!
